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3.º Passo – Organizar

Na etapa de organizar do GTD, segundo David Allen, as tarefas e projetos identificados e clarificados na etapa anterior são organizados de maneira a torná-los fáceis de gerenciar e acessar.

Para exemplificar essa etapa, imagine que você detalhou a tarefa “Estudar para a prova de matemática” na etapa de clarificação e identificou que precisa estudar capítulos 3, 4 e 5 do livro de matemática, que a prova será na próxima quinta-feira e que será necessário cerca de 10 horas para estudar. Na etapa de organização, você deve organizar essa tarefa de acordo com suas prioridades e disponibilidade.

Algumas dicas para organizar essa tarefa incluem

• Criar um cronograma de estudo: dividir às 10 horas de estudo em sessões diárias ou semanais, de acordo com sua disponibilidade.
• Identificar quais capítulos precisam ser estudados primeiro: se você está mais fraco em um capítulo em específico, talvez seja melhor começar por ele.
• Delegar tarefas: se você tem dificuldades em algum assunto, talvez seja melhor pedir ajuda a alguém ou procurar tutoriais online.
• Criar lembretes: criar lembretes para se lembrar de estudar, seja no celular, no computador ou no caderno.

Os passos para essa etapa incluem

1. Listas de Projetos: É importante manter um registro dos projetos para acompanhar seu progresso.
2. Listas de Ações: É fundamental ter listas de ações para monitorar as tarefas pendentes.
3. Listas de Próximos Passos: Mantenha uma lista de tarefas imediatas para acompanhar o andamento de cada projeto.
4. Listas de Recursos: É importante registrar os recursos necessários para cada tarefa ou projeto.
5. Listas de Dependências: É importante monitorar as tarefas que precisam ser concluídas antes da execução de outras.
6. Uso de Ferramentas de Gerenciamento de Tempo: É crucial acompanhar o tempo gasto em cada tarefa ou projeto utilizando ferramentas de gerenciamento de tempo.
7. Revisão de Listas Regularmente: É importante revisar as listas com frequência para garantir que estejam atualizadas e que todos os projetos e tarefas estejam sendo gerenciados de forma eficiente.

Conclusão

É importante lembrar que essa etapa de organização deve ser feita para todas as tarefas detalhadas na etapa de clarificação. Isso ajuda a entender quais tarefas precisam ser realizadas primeiro e quais podem ser delegadas ou adiadas. Além disso, essa etapa ajuda a manter o foco e a evitar distrações, o que é crucial para aumentar a produtividade.

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